今天主要讲一下采购单、财务对账以及形式发票（PI）这几方之间的关系，包括咱们小公司该怎么梳理。

如果是稍微大一点的公司，一般企业内部都有进销存系统或者 ERP 系统，专人负责、专人审批，处理起来一目了然，也不会涉及太复杂的东西。但我今天主要分享的经验，是针对中小企业、刚开始创业的、或者只有三五个人的小团队，在小规模情况下后勤流程到底该怎么处理。

一、确认最终版 PI 与法律依据

首先是业务端，业务经理或者业务员把形式发票（PI）做好、跟客户确认好之后，如果有条件，最好在形式发票上盖个咱们公司的章传给客户，也让客户盖个章传回来。这样双方都有了盖章的 PI，就有了法律依据。

当然，如果客户不愿意盖章，或者客户客观上没有那个盖章条件，咱们也可以不盖章。只要业务员确定客户订的就是这一款 PI，后续除了发货的时候去核对最终生产的产品数量和产品规格之外，不会再有其他变动，那么这就是最终确定的 PI。

二、建群同步：把业务、采购、财务与老板拉进群

确定好最终 PI 后，一定要建一个专门的微信群，把这个 PI 发到群里。群里需要有这几类人员：

1.业务人员：有业务经理的由业务经理发，业务员提交给业务经理即可；如果没有业务经理，业务员做完 PI 也可以直接发群里，或者直接交给采购。

2.采购人员：拿到 PI 后，对照着去制作采购单。

3.财务人员：无论是公司自己的专职财务，还是小公司外办的外包财务，都有必要拉进群里。

4.老板/负责人：同步掌握最新订单情况。

每个订单的最终 PI 都必须发到群里。这样财务能第一时间看到公司的全新订单，采购和负责人也能同步了解订单动态。

如果不发群，平时全靠嘴上交流，今天业务员问问负责人，明天业务经理跟采购交流一下，采购再去跟财务交流，多方沟通乱七八糟，最后谁也不知道这个订单到底下没下。而且外贸在报价阶段变量很多，比如客户临时更改数量、要优惠打折、原材料价格变动、日期调整，甚至 PI 订单号、收款银行地点、收款方式变动等。把 PI 发到群里，就是为了确保大家手里拿到的都是最新、最终确定的版本，让多方管理和工作人员心里都有数。

三、控制关键节点与追溯查询

这里要控制好节点：客户下定金/下单了，这个形式发票 PI 就是最终确定的状态，绝大多数情况下就不会再修改了。除非遇到特别复杂或奇奇怪怪的情况客户半路要求改，否则正常是不改的。

把这个版本保存在群里，后续所有工作人员都可以进行追溯查询，保证信息同步。

同时大家微信收到文件后，一定要及时点开接收下载。因为很多人用的是工作机在微信上办公，如果不及时接收，微信文件过期就打不开了，也会影响以后新的员工对接。关于外贸公司工作手机该怎么选、工作手机的优势以及具体怎么配置，这也是个挺关键的话题，今天就不多展开了，以后我专门拿出一期来好好讲讲。

四、财务存档与同步网盘结合

财务收到 PI 后要把文件存好。

对于刚起步的小公司可以先不用管网盘，但如果稍微起步了、不差那点钱，非常建议搞一个像“亿方云”这类的同步网盘。

这种同步盘可以在公司每一台电脑上实现同步，员工哪怕回到家，登录网盘也能和本地文件同步，手机上也能随时下载查看。业务员把 PI 存进自己一方云网盘的对应目录里，管理人员也可随时方便查看。

有人可能会觉得：既然有了同步网盘，还需要在群里发吗？非常有必要！因为网盘上传文件是没有主动提醒的，而微信群发消息有提醒。群提醒解决“及时感知”，网盘解决“长期同步与归档”，两者缺一不可。